ระบบจัดการเอกสาร ISO คืออะไร ทำไมองค์กรถึงควรลงทุน?

ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลข่าวสารไหลเวียนอย่างรวดเร็ว องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องมีระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อรองรับการทำงานที่หลากหลายและซับซ้อนมากขึ้น ระบบจัดการเอกสาร ISO (ISO Document Management System) คือหนึ่งในระบบการจัดการเอกสารที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เนื่องจากเป็นระบบที่เป็นไปตามมาตรฐานสากล ISO 9001:2015 ซึ่งได้รับการยอมรับจากทั่วโลก

ระบบจัดการเอกสาร ISO คืออะไร

ระบบจัดการเอกสาร ISO คือระบบที่รวบรวมเอกสารต่าง ๆ ขององค์กรไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ โดยระบบจะจัดเก็บเอกสารตามหมวดหมู่และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ระบบจัดการเอกสาร ISO ประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก ๆ ดังนี้

• การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management) เป็นระบบที่ทำหน้าที่จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบจะจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ซึ่งสามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
• การจัดการเอกสารกระดาษ (Paper Document Management) เป็นระบบที่ทำหน้าที่จัดเก็บเอกสารกระดาษ โดยระบบจะทำหน้าที่สแกนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลไว้ในระบบ
• การจัดการการเข้าถึงเอกสาร (Document Access Control) เป็นระบบที่ทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้อง
• การจัดการการอนุมัติเอกสาร (Document Approval) เป็นระบบที่ทำหน้าที่อนุมัติเอกสารตามขั้นตอนที่กำหนด
• การจัดการการสืบค้นเอกสาร (Document Retrieval) เป็นระบบที่ทำหน้าที่ค้นหาเอกสารที่ต้องการ

ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสาร ISO

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบจัดการเอกสาร ISO ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร เนื่องจากช่วยให้บุคลากรสามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสาร
• ลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร ระบบจัดการเอกสาร ISO ช่วยป้องกันการสูญหายของเอกสาร เนื่องจากเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นระบบที่ปลอดภัยและสามารถป้องกันเอกสารจากการสูญหายหรือถูกทำลาย
• เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ระบบจัดการเอกสาร ISO ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล เนื่องจากระบบจะมีระบบรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง

สร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร ระบบจัดการเอกสาร ISO ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร เนื่องจากเป็นระบบที่เป็นไปตามมาตรฐานสากล ISO 9001:2015 ซึ่งได้รับการยอมรับจากทั่วโลก

องค์กรควรลงทุนระบบจัดการเอกสาร ISO หรือไม่

• ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• ต้องการลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร
• ต้องการเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
• ต้องการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

ระบบจัดการเอกสาร ISO คือระบบที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์ต่อองค์กรหลายประการ องค์กรควรพิจารณาลงทุนระบบจัดการเอกสาร ISO หากองค์กรมีความต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร