กทม.กำลังวางแผนเปลี่ยนระบบการประเมินบุคลากร จากระบบ KPI เป็นระบบ OKR ด้วยเหตุผลด้านความคุ้มค่าทางทรัพยากรและการใช้จ่ายงบประมาณโดยคำนึงถึงประโยชน์ของประชาชนเป็นหลัก หรือพูดง่ายๆ คือ “เน้นคุณภาพ ไม่เน้นปริมาณ” เพื่อเป้าประสงค์ในการร่วมกันสร้าง กรุงเทพฯ ให้เป็นเมืองน่าอยู่สำหรับทุกคนนั่นเอง
สำหรับ OKR(Objectives and key results) คือ วิธีการตั้งเป้าหมายของแต่ละบุคคลในองค์กรให้มีเป้าหมายสอดคล้องกันทั้งองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์หลัก(objectives) คือการบอกจุดมุ่งหมายขององค์กรในระดับต่างๆ รวมถึงผลลัพธ์หลัก(Key results) และวิธีการทำให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งเป้าไว้ โดยกำหนดค่าความสำเร็จที่ทำให้จุดมุ่งหมายนั้นบรรลุผลอย่างชัดเจนในมิติต่างๆ รอบด้าน ส่วน KPI(Key Performance Indicator) คือดัชนีชี้วัดความสำเร็จ ซึ่งเป็นตัววัดคุณค่าที่ประเมินผลออกมาเป็นตัวเลข จำนวน ปริมาณ ได้ชัดเจนเพื่อแสดงให้เห็นว่าองค์กรหรือพนักงานมีศักยภาพเพียงใด หรือประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือไม่ โดยไม่ได้คำนึงถึงผลได้ผลเสียในมิติอื่นๆรอบด้าน
รศ.ดร.ทวิดา กมลเวชช รองผู้ว่าฯกทม.อธิบายถึงแนวทางและอุปสรรคในการนำระบบประเมินผลแบบ OKR มาใช้กับกรุงเทพมหานคร ว่า การประเมินแบบ OKR คือการคิดก่อนทำว่าสิ่งที่ประชาชนจะได้รับคืออะไรบ้าง ซึ่งต่างจากระบบ KPI คือ ทำให้ครบตามจำนวนที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น
โดยภาพรวม ระบบการประเมินแบบ OKR มุ่งเน้นการทำงานของเจ้าหน้าที่ โดยคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรให้มีประโยชน์ต่อประชาชนในมิติต่างๆ มากที่สุด ยกตัวอย่าง การติดไฟทั่ว กทม. ที่ผ่านมาอาจคำนึงถึงจำนวนของไฟส่องสว่างเป็นหลัก ติดครบหรือไม่ ต้องซ่อมกี่ดวง ซึ่งอธิบายจุดประสงค์เพียงเพื่อให้เกิดความสว่างเท่านั้น แต่ระบบ OKR ต้องอธิบายได้ว่า ประชาชนได้อะไรนอกจากความสว่าง เช่น หากติดไฟทั่ว กทม.เพื่อความปลอดภัย ต้องตอบได้ว่า การติดไฟส่องสว่างสามารถสร้างความปลอดภัยได้จริงหรือไม่ ไม่ใช่การติดเพื่อให้สว่างเท่านั้น จึงต้องคำนึงถึงตำแหน่งที่ติดไฟ ตำแหน่งที่ต้องเพิ่มไฟ หรือมิติอื่นๆ ที่ประชาชนจะได้รับประโยชน์มากขึ้น
หรืออีกตัวอย่าง การติดกล้องวงจรปิด หากเป็นระบบ KPI เหมือนที่ผ่านมาอาจคำนึงถึงด้านปริมาณเป็นหลัก เช่น จะติดตั้งกี่ตัว ติดไปแล้วกี่ตัว ซึ่งไม่ได้ให้ความสำคัญว่า ติดกล้องวงจรปิดเพื่ออะไร เช่น หากเป็นกล้องวงจรปิดด้านการจราจร ต้องอธิบายได้ว่า สามารถช่วยการจราจรได้อย่างไร แค่ไหน รวมถึง ทำอย่างไรให้กล้องวงจรปิดบรรเทาการจราจรได้จริง หรือหากเป็นกล้องวงจรปิดเพื่อความปลอดภัย ควรศึกษาข้อมูลอาชญากรรมในแต่ละพื้นที่ก่อนการติดตั้งหรือไม่ รวมถึง ตอบโจทย์ได้ชัดเจนว่าติดตั้งแล้วสร้างความปลอดภัยได้จริง
ดังนั้น ระบบ OKR จึงทำให้ กทม.หันกลับมาตอบคำถามประชาชนว่า ประชาชนได้อะไรจากสิ่งที่ กทม.ทำในแต่ละปี และมีความคุ้มค่ากับงบประมาณที่ลงไปหรือไม่
ที่ผ่านมาการใช้ระบบ KPI เน้นผลสัมฤทธิ์ จนเกิดความเคยชินในระบบราชการ เนื่องจากมีการใช้มายาวนาน ทำให้ไม่มีความกล้าที่จะสร้างเป้าหมายที่ชัดเจน เพราะกลัวทำไม่สำเร็จ รวมถึงไม่มีข้อมูลรอบด้านมากพอในการทำ ต่างกับระบบ OKR ซึ่งอาศัยข้อมูลเป็นเครื่องมือหลักในการขับเคลื่อน ดังนั้น การที่ กทม.วางแผนนำระบบ OKR มาใช้ในปี 2567 เนื่องจาก ต้องอาศัยฐานข้อมูลของปี 2566 มาปรับใช้ในปี 2567 ต่อไป ซึ่งมีความยากคือ โดยปกติระบบ OKR จะนำมาใช้ในรูปแบบองค์กร แต่ กทม.ไม่ใช่องค์กรอย่างเดียว หากมีมิติด้านพื้นที่กว้างไกลอีกมากมายเข้ามาเกี่ยวข้อง การนำระบบ OKR มาใช้อาจมีอุปสรรคมากพอสมควร เนื่องจากต้องนำไปใช้แยกย่อยในแต่ละระดับ เช่น OKR สำหรับ กทม.โดยรวม OKR เฉพาะเขต
“ยอมรับว่า เรื่องนี้ไม่ง่าย เพราะแต่ละเขตมีปัจจัยในการไปถึงเป้าหมาย 100% ไม่เท่ากัน เช่น โครงการปลูกต้นไม้ล้านต้นทั้ง 50 เขต ซึ่งแต่ละเขตมีพื้นที่ปลูกไม่เหมือนกัน หรือ โครงการสวน 15 นาที ซึ่งแต่ละเขตมีพื้นที่และหน้าตาของสวนแตกต่างกัน ดังนั้น การประเมินอาจต้องนำค่าเฉลี่ยมาประกอบการพิจารณาด้วยหากจำเป็น โดยสิ่งสำคัญตอนนี้คือการคำนึงถึงการเปลี่ยนผ่านจากระบบเก่าสู่ระบบใหม่ การเปลี่ยนแปลงฉับพลันอาจส่งผลกระทบต่อการปรับตัวของผู้ปฏิบัติงาน จำเป็นต้องออกแบบระบบ OKR เพื่อให้การนำมาปรับใช้ไม่ยากเกินไป เพราะผู้ปฏิบัติงานอาจไม่ให้ความร่วมมือ ดังนั้น ต้องค่อยๆนำมาปรับใช้เพื่อเปลี่ยนผ่านไปสู่การใช้อย่างเต็มรูปแบบในอนาคต” รศ.ดร.ทวิดา กล่าว
อุปสรรคที่จะเกิดขึ้นคือ วิธีคิดแบบระบบ OKR คือ ประชาชนต้องได้ประโยชน์ เป็นโจทย์ให้ กทม.ถอยกลับมามองว่า ตนเองกำลังจะทำอะไร ซึ่งมีผลต่อการปรับลักษณะการจัดทำโครงการตามระเบียบงบประมาณ ดังนั้น มิติของ OKR ครอบคลุมไปถึงวิธีจัดทำงบประมาณด้วย ภายใต้คำถามที่ต้องตอบให้ได้ว่า ประชาชนได้อะไร ทำให้ กทม.อาจต้องทำงานที่ไม่เคยทำในอนาคต เนื่องจาก ปัจจุบันการจัดทำโครงการต่างๆยังไม่มีตัวเทียบเคียงผลลัพธ์ที่ชัดเจน
“ที่สุดแล้วจะได้ข้อสรุปว่า ระบบ OKR ที่ กทม.ทำมาทั้งหมดตอบโจทย์ประชาชนได้จริงหรือไม่ ส่วนใดไม่ตอบโจทย์ต้องปรับปรุงและถอดรื้อกันใหม่ กระบวนการนี้ยอมรับว่าหินสุดๆ เพราะที่ผ่านมาเราชินกับระบบ KPI คือเน้นแค่ว่า เราทำอะไรบ้าง ครบหรือไม่จบเท่านี้ แต่ระบบประเมิลแบบ OKR คือต้องตอบประชาชนว่า ทำแล้วได้อะไร” รศ.ดร.ทวิดา กล่าวทิ้งท้าย