ด้วยวิกฤติโควิด-19 ได้ส่งผลให้ยอดจัดงานประชุมที่อิมแพ็คลดลงถึง 58% จึงทำให้เกิดกลยุทธ์การบริการที่สอดรับกับการประชุมวิถีใหม่ new normal ด้วยบริการ Hybrid meeting หรือ Virtual seminar มาใช้สำหรับการจัดประชุม-สัมมนา พร้อมเพิ่มแพ็คเกจพิเศษ ดึงลูกค้ากลุ่มหลัก ราชการ เอกชน และนานาชาติ
ผลกระทบโควิด-19
โดย นางอัจฉราวรรณ ศุภางคะรัตน์ ผู้อำนวยการฝ่ายขาย บริษัท อิมแพ็ค เอ็กซิบิชั่น แมเนจเม้นท์ จำกัด กล่าวถึงภาพรวมการจองพื้นที่ อิมแพ็ค จัดงานประชุมครึ่งปีแรก 2563 มีอยู่ราว 113 งาน ซึ่งลดลง 58% จากช่วงเดียวกันของปีที่ผ่านมา ที่มีงานประชุมมากถึง 270 งาน รวมทั้งปี 2562 อยู่ที่ 352 งาน ซึ่งการยกเลิกจัดงานประชุมส่วนหนึ่งเนื่องมาจากผลกระทบการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ทำให้ต้องปิดบริการชั่วคราวตั้งแต่ช่วงปลายเดือนมีนาคมถึงเดือนมิถุนายน 2563 ส่งผลให้ลูกค้าที่จองจัดงานประชุมจากหน่วยงานองค์กรภายในและต่างประเทศ ยกเลิกและเลื่อนการจัดงานประชุมทั้งหมด
“ช่วงปิดบริการเป็นเวลา 3 เดือน ทางอิมแพ็ค ได้เตรียมความพร้อมของสถานที่เพื่อความปลอดภัยด้านสุขอนามัยแก่ลูกค้าที่จะมาใช้บริการ ตามข้อกำหนดมาตรการป้องกันโควิด-19 ของทาง ศบค.และจังหวัดนนทบุรีอย่างจริงจังด้วยการลงทุนจัดหาเครื่องมือทำความสะอาดและเทคโนโลยี UVC ฆ่าเชื้อโรคในพื้นที่ ห้องจัดงาน จัดหาอุปกรณ์ตรวจวัดอุณหภูมิร่างกายและอื่นๆ รวมถึงระบบอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมกับการจัดงานวิถีใหม่ หรือ new normal โดยนำระบบ Hybrid meeting หรือ Virtual seminar มาใช้สำหรับการจัดประชุม-สัมมนา ตอบรับนโยบายรัฐในการจำกัดความหนาแน่นของบุคคล ในการจัดประชุม-สัมมนา อ้างอิงพื้นที่ 4 ตารางเมตรต่อท่าน”
สำหรับ ระบบไฮบริด มีทติ้ง (Hybrid meeting) สามารถรองรับผู้มาร่วมประชุมในห้องจริง และเปิดลงทะเบียนให้ผู้สนใจร่วมประชุมทางออนไลน์ได้เพิ่มตามจำนวนที่ต้องการ ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมทั้งสองส่วนสามารถสื่อสารระหว่างกันและมีส่วนร่วมในการประชุมได้เสมือนอยู่ในห้องเดียวกัน ผู้ร่วมประชุมสามารถลงทะเบียนได้ตั้งแต่ 100-3,000 ท่าน และไม่เพียงการเตรียมระบบ รวมถึงกล้อง อุปกรณ์เสริมรองรับการจัดประชุม ทางอิมแพ็ค ได้จัดทีมเจ้าหน้าที่เทคนิคให้การดูแลตั้งแต่เริ่มต้นจนจบงาน เพื่ออำนวยความสะดวกสำหรับลูกค้าจัดการประชุม-สัมมนา ซึ่งล่าสึดได้จัดงานให้กับการประชุมสมัชชา BCG : โมเดลเศรษฐกิจสู่การพัฒนาที่ยั่งยืน โดยสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
ตอบโจทย์วิถีใหม่
ทั้งนี้นางอัจฉราวรรณ กล่าวว่า นอกจากการจัดประชุม สัมมนา ตอบโจทย์วิถีใหม่ด้วย Hybrid meeting แล้ว ทางอิมแพ็ค ยังได้จัดรูปแบบปกติ ด้วยข้อได้เปรียบของพื้นที่จัดงานมากกว่า 140,000 ตารางเมตร มีห้องประชุม 55 ห้อง บอลรูมใหญ่อีก 3 ห้อง พร้อมด้วยโรงแรมที่พักมาตรฐาน สามารถรองรับลูกค้าจัดงานประชุมได้จำนวนมาก แม้จะมีเงื่อนไขการเว้นระยะห่าง สถานที่และบริการยังคงรองรับงานประชุมขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ ก็สามารถจัดงานได้อย่างเหมาะสม ตามหลักปฏิบัติเพื่อความปลอดภัยด้านสุขอนามัย และเพื่อกระตุ้นยอดการจัดงานประชุม สัมมนา โดยพาะในช่วงไตรมาส 3-4 ได้จัดโปรโมชั่นพิเศษสำหรับกลุ่มลูกค้าหลัก ราชการ เอกชน และนานาชาติ อาทิ แพ็คเกจจัดประชุมง่ายไม่เกินงบ เริ่มต้นสุทธิ 470 บาทต่อท่าน รวมอาหารว่าง 2 มื้อ อาหารกลางวัน พร้อมอุปกรณ์เครื่องมือสำหรับงานประชุมมาตรฐาน
รวมทั้งมีแพ็คเกจจัดประชุมพร้อมห้องพัก Complete Meeting Package & Privileged offer Hotel Rates โดยให้เลือกพักโรงแรมโนโวเทล กรุงเทพ อิมแพ็ค ในราคา 2,900 บาท และพักโรงแรมไอบิส กรุงเทพ อิมแพ็ค ราคา 2,100 บาท ในส่วนของกลุ่มราชการ หน่วยงานภาครัฐ มีแพ็คเกจ Government Premium Plus จัดงานประชุมยิ่งใหญ่ ยิ่งได้คืน งานประชุมเต็มรูปแบบ ราคาเริ่มต้น 750 บาทต่อท่าน รับวงเงินคืนตามยอดการใช้จ่าย ซึ่งมีสิทธิ์รับวงเงินคืนสูงสุดถึง 45,000 บาท เพื่อใช้จ่ายกับบริการอื่นเพิ่มเติม เช่น บริการ Virtual Meeting ห้องพักโรงแรม อาหารว่าง อาหารกล่อง เป็นต้น ทั้งนี้ ผู้สนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมของแพ็คเกจต่างๆ โทร.0-2833-5252
โดยการบริการ Hybrid Meeting มีความถูกต้องแม่นยำ ด้วยระบบการลงทะเบียนผู้เข้าประชุม สามารถบันทึกการประชุม ดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลได้ภายหลัง และยังสามารถทำแบบสอบถามความคิดเห็นหรือประเมินผลต่างๆ จะช่วยอำนวยความสะดวกให้ลูกค้า ตอบรับกับความต้องการในสถานการณ์ที่ทั้งโลกยังต้องเฝ้าระวังการแพร่เชื้อไวรัสโควิด-19 อย่างเข้มงวด เทคโนโลยีออนไลน์เข้ามามีบทบาทในทางสังคม การใช้ชีวิตประจำวัน รวมถึงขับเคลื่อนธุรกิจ