"ผู้นำ"กับการส่งมอบงาน "ยุคใหม่" แบบไร้รอยต่อ!

รศ.ดร.สุขุม เฉลยทรัพย์

ที่ปรึกษาสวนดุสิตโพล มหาวิทยาลัยสวนดุสิต

จากบทความเรื่อง “The High Cost of Poor Succession Planning” ที่เขียนโดยเคลาดิโอ เฟอร์นันเดซ-อาราออซ,เกรกอรี นาเจล และแคร์รี กรีน (Claudio Fernández-Aráoz, Gregory Nagel, & Carrie Green) ที่เผยแพร่ในนิตยสาร Harvard Business Review ช่วงเดือนพ.ค.-มิ.ย. 2021 ระบุว่าองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งที่เพิกเฉยต่อส่งต่อการเปลี่ยนผ่านผู้นำคนใหม่อาจนำไปสู่การลาออกของบุคลากรครั้งใหญ่และการสูญเสียเม็ดเงินเป็นจำนวนมาก ข้อมูลจากดัชนี S&P Composite 1500 ซึ่งเป็นดัชนีตลาดหุ้นสหรัฐอเมริกาที่จัดทำโดยบริษัทสแตนดาร์ด แอนด์ พัวร์ส (Standard & Poor's) กล่าวว่าองค์กรขนาดใหญ่ในกลุ่ม S&P 1500 เพียงอย่างเดียวต้องสูญเสียเงินปีละเกือบ 1 ล้านล้านดอลลาร์ เมื่อองค์กรเหล่านั้นขาดแนวปฏิบัติที่ดีในการเปลี่ยนผ่านผู้นำ

เมื่อผู้นำองค์กรหมดวาระจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการเชิงรุกเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนผ่านผู้นำจะเป็นไปอย่างราบรื่นการเปลี่ยนผ่านผู้นำที่มีประสิทธิผลมีความสำคัญต่อความสำเร็จและความต่อเนื่องขององค์กร เพื่อเป็นการลดความขัดแย้งความสูญเสีย และภาวะหยุดชะงักระหว่างรอยต่อเก่ากับรอยต่อใหม่ให้มากที่สุด ในช่วงการเปลี่ยนผ่านผู้นำจำเป็นจะต้องมีกระบวนการส่งมอบงานที่มีการจัดการอย่างมืออาชีพ โดยทั่วไปกระบวนการส่งมอบงานให้ผู้นำองค์กรคนใหม่ที่จะเข้ามารับตำแหน่งจะมีประเด็นที่จะต้องหารือกัน ถ่ายทอด และวางแนวทางการทำงานอย่างเป็นระบบ เพื่อช่วยให้ผู้นำคนใหม่เข้าใจบริบทและสามารถกำหนดทิศทางการบริหารงานได้อย่างต่อเนื่อง และสานต่อความสำเร็จและพัฒนาองค์กรให้เจริญก้าวหน้าต่อไป

การส่งมอบงานระหว่างผู้นำคนเก่ากับผู้นำคนใหม่นั้น จะมีประเด็นสำคัญ ๆ ที่ผู้บริหารทั้งสองท่านต้องหารือ ถ่ายทอด และ ส่งต่อกัน ได้แก่ นโยบายและวิสัยทัศน์ - การวางแผนงานและทิศทางการบริหารมหาวิทยาลัยในระยะยาว เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและพัฒนาต่อยอดในทางที่ดีขึ้น โครงการและแผนงานที่ดำเนินอยู่ - การรายงานความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรค และแนวทางแก้ไขต่างๆ เพื่อให้งานโครงการเดินหน้าต่อไปได้อย่างราบรื่น งบประมาณและงานการเงิน - การชี้แจงสถานะรายรับรายจ่าย ข้อมูลทางบัญชี ตลอดจนปัญหาด้านทรัพยากร เพื่อวางแผนจัดสรรและใช้งบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ ทรัพยากรบุคคล – แนะนำทีมงาน คณะผู้บริหารและบุคลากรสำคัญ ๆ พร้อมทั้งให้ข้อมูลจุดแข็ง ความสามารถเฉพาะตัว เพื่อให้ผู้นำคนใหม่วางคนให้เหมาะกับงาน เครือข่ายความร่วมมือ - แนะนำพันธมิตรทั้งในและต่างประเทศ รายละเอียดข้อตกลงความร่วมมือต่าง ๆ เพื่อให้เกิดการต่อยอดขยายผลในอนาคต และความท้าทายหรือปัญหาเร่งด่วน – เตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ความท้าทายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านเทคโนโลยี การศึกษา งานวิจัย หรือโรคระบาดอุบัติใหม่ เป็นต้น

หากการส่งมอบงานเป็นระบบ ครบถ้วน และโปร่งใส จะช่วยให้ผู้นำคนใหม่สามารถเข้าใจบริบทและสถานการณ์ขององค์กร ตลอดจนสานต่อแผนงานและพันธกิจที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ การส่งมอบงาน (Delivery of Work หรือ Submission of Work) จึงเป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการทำงานที่แสดงถึงการส่งหรือนำเสนอผลงานให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้นำคนใหม่หัวหน้างาน หรือผู้ที่รับผิดชอบในขั้นตอนต่อไป

อย่างไรก็ดี การส่งมอบงาน “ยุคใหม่” แบบไร้รอยต่อ! จะต้องมีความครอบคลุมไม่ใช่แค่การส่งมอบตามลายลักษณ์อักษรหรือการส่งมอบเพียงแค่ข้อมูลตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร การทำรายงาน/เอกสารสำคัญต่าง ๆ และงานที่ยังอยู่ระหว่างทางเท่านั้น แต่การส่งมอบงานยุคใหม่ภายใต้สภาพแวดล้อมการดำเนินงานที่ซับซ้อน ยากแก่การคาดเดา และการแข่งขันสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ “Generative AI” รุกคืบการทำงานทั่วทั้งองค์กรและในที่สุดจะพัฒนาเป็น “Intelligence Assist” (IA) หรือผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะมาเปลี่ยนการทำงานของบุคลากรทุกคนในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดังนั้น การส่งมอบงาน “ยุคใหม่” แบบไร้รอยต่อ! ต้องมีอะไรที่มากกว่านั้น...

การส่งมอบความคาดหวังที่ชัดเจนให้กับผู้นำคนใหม่โดยเฉพาะอย่างยิ่งนโยบายที่เป็นแกนหลักสำหรับการขับเคลื่อนองค์กรการสร้างความยอมรับและการจัดการกับผลกระทบทางอารมณ์ช่วงการเปลี่ยนผ่านผู้นำ ทีมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใหม่ เพื่อลด การต่อต้าน (Resistance) ความขัดแย้ง (Conflict) หรือภาวะหมดไฟในการทำงาน (Burnout) และการแสดงความมุ่งมั่นต่อศักยภาพของผู้นำคนใหม่ในการนำองค์กรให้เติบโต ก้าวหน้า และก้าวทันการเปลี่ยนแปลง

ระหว่างการส่งมอบงานยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่สำคัญ อาทิ การสื่อสารที่ชัดเจนและโปร่งใส องค์กรต้องสื่อสารถึงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงอย่างเปิดเผย และใช้ช่องทางที่หลากหลายในการเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด นอกจากนี้ การสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้นำคนใหม่ ประชาคมภายนอก และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกถือเป็นสิ่งสำคัญของการเสริมสร้างความสัมพันธ์และจุดมุ่งหมายร่วมกัน ซึ่งทั้งสององค์ประกอบนี้จะทำให้ผู้นำคนใหม่ได้รับความไว้วางใจและการสนับสนุนที่จำเป็นต่อการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า

การเปลี่ยนแปลงผู้นำองค์กรใหม่ถือเป็นความท้าทายที่ซับซ้อน แต่ก็สามารถเอาชนะได้ด้วยแนวทางที่รอบคอบ เชิงรุก และคำนึงถึงผู้คนเป็นศูนย์กลาง การให้ความสำคัญกับความต่อเนื่อง และการส่งมอบงานที่ดี หากทำได้องค์กรก็จะเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก มีผู้นำที่แข็งแกร่ง ทีมงานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ผลที่ตามมาคือองค์กรเติบโตแบบไร้รอยต่อต่อไปครับ