“สื่อสารที่ดี” องค์กรเข้มแข็ง

รศ.ดร.สุขุม เฉลยทรัพย์

สวนดุสิตโพล มหาวิทยาลัยสวนดุสิต

การสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิผลช่วยสร้างการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าโลกของการสื่อสารจะก้าวหน้าไปมากมายเพียงใดด้วยเครื่องมือสื่อสารใหม่ ๆ ตามการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี  แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าทักษะการสื่อสารที่ดี (Good communication skills) คือ “อาวุธสำคัญ” ที่นำพาสู่ความสำเร็จในทุกแวดวงอาชีพและเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการ หากการสื่อสารองค์กรไม่ดี แน่นอนว่านี่ย่อมเป็นสาเหตุสำคัญอันหนึ่งที่ส่งผลให้ฟังก์ชั่นการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กรสะดุด ติดขัด ไม่ลื่นไหล และองค์กรอาจล้มเหลวในที่สุด

หากการถ่ายโอนข้อมูลข่าวสารภายในองค์กรกระทำผิดวิธีและผิดจังหวะเวลา ประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรจะด้อยลง ผลงานขาดความสมบูรณ์และไม่บรรลุตามเป้าหมาย ในทางตรงกันข้ามถ้าองค์กรใดมีการสื่อสารที่ดีก็จะส่งผลในเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรและองค์กร บุคลากรมีขวัญกำลังใจการทำงานเพิ่มขึ้น และสภาพแวดล้อม/บรรยากาศในที่ทำงานโดยรวมจะเอื้อให้การทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นไปอีก

เมื่อเร็ว ๆ นี้ Gallup เปิดเผยผลการสำรวจความคิดเห็นของคนทำงานชาวอเมริกันหัวข้อ “The 2021 Communication Work Experience Survey” ซึ่งพบว่าการสื่อสารของผู้นำองค์กรมีผลต่อพฤติกรรมการทำงานของบุคลากรทั้งด้านบวกและด้านลบ อาทิ

การสื่อสารของผู้นำช่วยสร้างความมีส่วนร่วมกับองค์กร (75%) สร้างความเจริญรุ่งเรืองให้กับองค์กร (73%) ทำให้เข้าใจ
ความคาดหวังขององค์กรที่ต่อตัวบุคลากร (76%) รู้สึกหมดไฟในการทำงาน (14%) รู้สึกว่าองค์กรให้งานทำมากเกินไป (25%) และรู้สึกกดดันและเครียดจากการทำงาน (18%) เป็นต้น

ข้อมูลจากเว็บไซต์ https://www.entrepreneur.com และ https://www.justworks.com ก็ให้ข้อมูลไปในทางเดียวกับ Gallup เช่น

“การสื่อสารที่มีประสิทธิผลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรและองค์กรได้ถึง 25%”

“การสื่อสารที่มีประสิทธิผลเป็นกุญแจสำคัญของการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและช่วยให้การดำเนินโครงการสำคัญ ๆ สำเร็จ”

“บริษัทที่ขาดการสื่อสารที่ดีในหมู่คนทำงานด้วยกัน พบว่าแต่ละปีจะสูญเสียเม็ดเงินเฉลี่ย 420,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ หรือราว ๆ
16 ล้านกว่าบาท”  

พาเวล อารัมยัน (Pavel Aramyan) นักเขียนประจำของ Easy Projects & Birdview Blog ผู้เชี่ยวชาญการบริหารจัดการโครงการและบริการระดับมืออาชีพ เสนอเทคนิคการสร้างประสิทธิผลการสื่อสารเพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรไว้
4 ประการ (อ่านเพิ่มเติมที่ https://www.easyprojects.net/) ได้แก่

1) การลดทอนความเข้าใจผิด (Less misunderstanding) หากองค์กรสามารถขจัดวงจรความเข้าใจผิดของการสื่อสารที่อาจทำให้องค์กรล่มสลาย ผู้บริหารและบุคลากรสื่อสารเข้าใจตรงกัน มองไปในทิศทางเดียวกัน และมุ่งที่เป้าหมายร่วมกันในเวลาที่ใช่และถูกวิถีทาง ประสิทธิภาพของบุคลากรและองค์กรจะเพิ่มขึ้น

2) การเสริมอำนาจและความโปร่งใส (Empowerment and transparency) หากองค์กรเปิดเผยข้อมูลให้กับบุคลากร
มากพอและเพียงพอจะส่งเสริมความมั่นใจในการทำงานและสามารถทำงานตามความต้องการขององค์กรได้ถูกทางยิ่งขึ้น

3) การสร้างวัฒนาธรรมที่ดี (Healthy culture) วัฒนธรรมองค์กรที่ดีเกิดจากการสื่อสารที่มีประสิทธิผล ถ้าผู้บริหารและบุคลากรมีสัมพันธภาพที่ดีต่อกันจะเป็นบ่อเกิดของสร้างและรักษาวัฒนธรรมการทำงานที่ดี

4) การเพิ่มความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้ (Increased accountability) เมื่อองค์กรมีทักษะการสื่อสารที่ดี บุคลากรจะมี
ความรับผิดชอบซึ่งกันและกัน การสั่งงานและการทำงานจะมีความชัดเจน ผู้ปฏิบัติงานต่างรู้ว่าตนเองถูกคาดหวังอะไร และต้องปฏิบัติตนอย่างไร

สำหรับแนวทางที่จะสร้างประสิทธิผลของการสื่อสารภายในองค์กรระหว่างผู้บริหารกับผู้ปฏิบัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและ
ความชัดเจนในการทำงาน และยังทำให้บุคลากรมีความสุขในการทำงาน ทำงานสำเร็จอย่างรวดเร็ว มีคุณภาพ และรู้สึกกดดันน้อยลง ด้วยวิธีการที่ง่าย ๆ และต้นทุนไม่สูงมาก เช่น จดหมายข่าว อินทราเน็ต การสื่อสารแบบเผชิญหน้ากัน ฯลฯ

ทั้งนี้การพูดคุยหรือการประชุมแบบเผชิญหน้ากัน (Face-to-face interactions) เป็นวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็น
การพูดคุยส่วนตัว/พูดคุยเป็นกลุ่ม การให้เล่าถึงปัญหาต่าง ๆ สู่กันฟัง การให้คำแนะนำ/ฟีดแบ็ก และการสอน ฯลฯ   

เมื่อบุคลากรทุกคนในองค์กรเข้าใจในสิ่งที่องค์กรต้องการผ่านการสื่อสารที่ชัดเจน ตรงไปตรงมา จะทำให้กระบวนการทำงานขององค์กรราบรื่นขึ้น และมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น เพราะว่าอุปสรรคหรือกำแพงความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและบุคลากร และระหว่างบุคลากรด้วยกันเองถูกขจัดออกไปหรือแคบลง การทำงานข้ามหน่วยงานง่ายขึ้น บรรลุเป้าหมาย ตอบโจทย์ และ ส่งมอบงานทันเวลาภายใต้สถานการณ์หรือบรรยากาศแห่งความร่วมมือและการประสานใจกันครับ...