ในการทำธุรกิจยุคดิจิทัล "คน" คือทรัพยากรที่สำคัญที่สุด แต่การบริหารจัดการเงินเดือนพนักงานกลับเป็นเรื่องที่สร้างความปวดหัวให้เจ้าของกิจการและฝ่ายบุคคลอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นความซับซ้อนของการคำนวณภาษี การหักประกันสังคม การคิดค่าล่วงเวลา (OT) หรือแม้แต่การตามเก็บใบลาที่กระจัดกระจายอยู่ในไลน์กลุ่มโปรแกรมเงินเดือน จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เรื่องเหล่านี้จบได้ในไม่กี่คลิก
ปัจจุบันมีโปรแกรมเงินเดือนให้เลือกหลายแบบ ทั้งที่พัฒนาเพื่อธุรกิจไทยโดยเฉพาะ และแพลตฟอร์มระดับโลกที่ออกแบบมาสำหรับทีมงานข้ามประเทศ บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่าโปรแกรมเงินเดือนช่วยอะไรได้บ้าง ควรมีฟีเจอร์อะไร แล้วเทียบ 5 ตัวเลือกที่น่าสนใจ พร้อมวิธีเลือกให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ
โปรแกรมเงินเดือน คืออะไร?
โปรแกรมเงินเดือน หรือ Payroll Software คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อบริหารจัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบครบวงจร ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลพนักงาน การคำนวณรายรับ-รายจ่าย ออกสลิปเงินเดือน ไปจนถึงการออกเอกสารสำคัญทางกฎหมาย เช่น หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) หรือแบบ ภ.ง.ด.1
หน้าที่ของโปรแกรมเงินเดือนไม่ใช่แค่ "เครื่องคิดเลข" แต่เป็นระบบอัตโนมัติที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนของผู้ประกอบการหรือแผนกบุคคล เปลี่ยนงานเอกสารกองโตให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่ตรวจสอบได้ง่าย และลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรมเงินเดือนมีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจ?
การเปลี่ยนมาใช้ระบบ Payroll ไม่ใช่แค่การตามกระแสเทคโนโลยี แต่เป็นการยกระดับประสิทธิภาพการบริหารงานบุคคลในองค์กร
● เพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด: ระบบคำนวณภาษีเงินได้แบบขั้นบันไดและเงินสมทบประกันสังคมตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดให้อัตโนมัติ ช่วยให้ตัวเลขในสลิปตรงกันทุกเดือน และลดข้อสงสัยจากพนักงาน
● คืนเวลาให้ฝ่ายบุคคลและบัญชี: งานที่เคยใช้เวลา 3-4 วัน อาจเหลือเพียงไม่กี่นาที ทำให้ทีมงานมีเวลาไปโฟกัสกับการพัฒนาบุคลากรหรือวางกลยุทธ์องค์กรได้มากขึ้น
● อัปเดตตามข้อกฎหมายอัตโนมัติ: หมดกังวลเรื่องการเปลี่ยนอัตราภาษี เพดานประกันสังคม หรือกฎหมายแรงงานใหม่ ๆ เพราะผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จะอัปเดตระบบให้สอดคล้องกับประกาศของหน่วยงานรัฐอยู่เสมอ
● ความปลอดภัยของข้อมูล: ข้อมูลเงินเดือนถือเป็นความลับสูงสุด การเก็บในรูปแบบดิจิทัลที่มีการเข้ารหัสและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง ย่อมปลอดภัยกว่าการเก็บเอกสารใส่แฟ้มหรือไฟล์ที่ส่งต่อกันทางแชท
● ลดงานเอกสารเรื่องวันลา: โปรแกรมเงินเดือนยุคใหม่มักมาพร้อมระบบลางานออนไลน์ ทำให้ข้อมูลวันลาไหลเข้าสู่การคำนวณเงินเดือนโดยตรง ไม่ต้องมานั่งกระทบยอดใบลากับสลิปทีหลัง
ธุรกิจแบบไหนที่ควรเริ่มใช้โปรแกรมเงินเดือน?
หลายคนเข้าใจผิดว่าต้องเป็นบริษัทใหญ่เท่านั้นถึงจะใช้โปรแกรมเงินเดือนคุ้ม แต่ความจริงแล้วเหมาะกับธุรกิจหลากหลายรูปแบบ
● ธุรกิจ SMEs และ Startups: แม้มีพนักงานไม่กี่คน แต่หากไม่มีทีม HR โดยเฉพาะ การใช้โปรแกรมจะช่วยให้เจ้าของกิจการจัดการเงินเดือนได้เองอย่างมั่นใจ
● องค์กรที่กำลังขยายตัว (10 คนขึ้นไป): เมื่อคนเยอะขึ้น เงื่อนไขการจ่ายเงินจะซับซ้อนขึ้น ระบบจะช่วยจัดการเรื่องวันลา มาสาย และ OT ได้อย่างเป็นระบบ
● ธุรกิจที่มีเงื่อนไขการจ่ายเงินเดือนหลากหลาย: เช่น มีค่าคอมมิชชัน เบี้ยขยัน หรือมีทั้งพนักงานรายวันและรายเดือน ซึ่งโปรแกรมเงินเดือนจะปรับโครงสร้างการจ่ายได้ยืดหยุ่น
● ธุรกิจที่มีพนักงานหลายสาขาหรือทำงานแบบ Hybrid: การอนุมัติวันลาผ่านมือถือช่วยให้หัวหน้างานจัดการงานได้ทันทีโดยไม่ต้องรอกลับเข้าออฟฟิศ
● องค์กรที่ต้องการความโปร่งใส: สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ทั้งเรื่องการนำจ่ายเงินเดือน การเบิกเงิน หรือการลางาน และนำส่งภาษีถูกต้องทุกบาททุกสตางค์
ฟีเจอร์อะไรที่ต้องมีในโปรแกรมเงินเดือนในปัจจุบัน?
หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมจ่ายเงินเดือนพนักงานที่ดี ควรพิจารณาฟังก์ชันพื้นฐานในโปรแกรมเงินเดือนเหล่านี้
● ระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ: รองรับทั้งเงินเดือน ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
● ฐานข้อมูลพนักงาน: เก็บประวัติ สัญญาจ้าง และข้อมูลบัญชีธนาคารของพนักงานได้ครบถ้วน
● ระบบลางานออนไลน์ (Leave Management): ให้พนักงานยื่นลาผ่านมือถือ หัวหน้ากดอนุมัติได้ทันที ดูวันลาคงเหลือแบบเรียลไทม์ และตั้งค่าประเภทวันลาตามนโยบายบริษัทได้ ถือเป็นฟีเจอร์ที่กลายเป็นมาตรฐานใหม่ของโปรแกรมเงินเดือนในช่วงหลัง
● ระบบจัดการเอกสาร (e-Document): ออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ ใบ 50 ทวิ และแบบฟอร์มส่งกรมสรรพากร (ภ.ง.ด.1/1ก) หรือประกันสังคม (สปส.1-10) ได้ทันที
● ระบบกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล (User Roles): เพื่อดูแลข้อมูลเงินเดือนให้อยู่ในมือคนที่ควรเห็นเท่านั้น
● ระบบคำนวณค่าล่วงเวลา (OT) และโบนัส: รองรับการคิดโอทีตามอัตราต่าง ๆ พร้อมนำมารวมคำนวณภาษีให้อัตโนมัติ
● การเชื่อมต่อกับระบบบัญชีและธนาคาร: เพื่อไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำและลดขั้นตอนตอนโอนเงินเดือน
5 โปรแกรมเงินเดือน ที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจยุคใหม่
1. FlowAccount Payroll (แนะนำสำหรับธุรกิจไทย)
หากทำธุรกิจในประเทศไทย และต้องการโปรแกรมที่ "เข้าใจ" กฎหมายแรงงานและภาษีของไทย โปรแกรมเงินเดือน FlowAccount Payroll คือตัวเลือกอันดับ 1 ที่ตอบโจทย์ที่สุด เพราะพัฒนาขึ้นเพื่อผู้ประกอบการไทยโดยเฉพาะ พร้อมค่าบริการที่เข้าถึงง่าย ปัจจุบันมีธุรกิจใช้งานกว่า 12,000 ราย และมีพนักงานอยู่ในระบบเงินเดือนกว่า 570,000 คน
จุดเด่นคือนอกจากระบบจ่ายเงินเดือนแล้ว ยังมาพร้อม ระบบลางานออนไลน์ในตัว และคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.1/1ก) กับประกันสังคมมาให้ตามเงื่อนไขกฎหมายไทยเรียบร้อย โดยไม่ต้องตั้งสูตรเอง เหมาะมากสำหรับ SME ที่ต้องการความถูกต้อง แม่นยำ และจัดการเงินเดือนครบจบในที่เดียว
ฟีเจอร์เด่นของโปรแกรมเงินเดือน FlowAccount Payroll:
● คำนวณภาษีและประกันสังคมอัตโนมัติ: ระบบคำนวณให้ทันทีตามฐานเงินเดือน รองรับทั้งพนักงานรายวันและรายเดือน ลดความผิดพลาดจากการคำนวณมือ
● ระบบลางานออนไลน์ในระบบเดียวกัน: พนักงานยื่นลาและหัวหน้าอนุมัติผ่านมือถือได้ทุกที่ ดูวันลาคงเหลือแบบเรียลไทม์ ตั้งค่าประเภทวันลาและสิทธิ์การลาตามนโยบายบริษัทได้ พร้อมมีรายงานการลาให้ตรวจสอบอีกด้วย
● จ่ายเงินเดือนสะดวก: เชื่อมต่อ K Cash Connect Plus ของธนาคารกสิกรไทย เพื่อส่งคำสั่งจ่ายจากระบบไปยังธนาคารได้เลย หรือสร้างไฟล์จ่ายเงินเดือนสำหรับ KBank, SCB และ Krungsri เพื่ออัปโหลดผ่าน Online Banking ก็ได้
● สร้างเอกสารสำคัญครบถ้วน: ออกไฟล์ยื่น ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก, กท. 20 ก และประกันสังคมออนไลน์ได้ทันที พร้อมส่งสลิปเงินเดือนและเอกสาร 50 ทวิ ให้พนักงานทางอีเมล
● นำเข้าข้อมูลพนักงานทีละมาก ๆ: อัปโหลดไฟล์ Excel หรือ CSV ได้ครั้งละสูงสุด 500 รายการ ช่วยประหยัดเวลาตอนเริ่มต้นระบบ
● เชื่อมต่อระบบบัญชีอัตโนมัติ: ข้อมูลเงินเดือนจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในระบบบัญชี FlowAccount ให้ทันที ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนระหว่างฝ่ายบุคคลกับฝ่ายบัญชี
● ใช้งานง่ายและปลอดภัย: ใช้งานง่าน แม้ไม่มีพื้นฐาน HR พร้อมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ว่าใครเห็นอะไรบ้าง
● มีทีมงาน Support คนไทยดูแล: สอบถามผ่านแชทได้ทุกวัน พร้อมคู่มือและวิดีโอสอนใช้งานครบทุกฟังก์ชัน เริ่มต้นเองได้ตั้งแต่วันแรก
เหมาะสำหรับ: ธุรกิจ SME ไทยทุกขนาด ที่ต้องการความสะดวก เอกสารตรงตามที่หน่วยงานไทยกำหนด และราคาที่คุ้มค่า โดยเฉพาะธุรกิจที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount อยู่แล้ว
ราคา: เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี (สร้างข้อมูลพนักงานและทำเงินเดือนได้ตั้งแต่แพ็กเกจฟรีตลอดชีพ) หากต้องการฟังก์ชันครบสูงสุด แพ็กเกจ Pro Business ราคา 5,490 บาท/ปี ส่วนระบบลางานออนไลน์เป็น Add-on ราคา 2,990 บาท/ปี ซื้อเพิ่มได้ทุกแพ็กเกจ
เว็บไซต์: https://flowaccount.com/payroll
2. Deel
Deel เป็นแพลตฟอร์มบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลระดับโลกที่กำลังมาแรง โดยเฉพาะกับบริษัทที่มีนโยบายจ้างงานแบบ Remote Working หรือจ้างพนักงานต่างชาติ จุดเด่นคือความสามารถในการจัดการสัญญาจ้างและการจ่ายเงินเดือนข้ามพรมแดนได้อย่างถูกกฎหมายในหลายสิบประเทศทั่วโลก
ฟีเจอร์เด่นของ Deel:
● รองรับการจ่ายเงินเดือนได้หลากหลายสกุลเงิน
● จัดการเรื่องสัญญาจ้างและกฎหมายแรงงานระหว่างประเทศ
● มีบริการ Employer of Record สำหรับการจ้างพนักงานในประเทศที่ยังไม่มีนิติบุคคล
เหมาะสำหรับ: ธุรกิจที่มีการจ้างพนักงานชาวต่างชาติ, Tech Startup ที่มีทีมงานแบบ Remote Working อยู่ทั่วโลก หรือบริษัทที่ต้องการจ้างฟรีแลนซ์ต่างประเทศ
ราคา: คิดเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการจ้าง (ตรวจสอบกับผู้ให้บริการ)
เว็บไซต์: https://www.deel.com
3. Rippling
Rippling เป็นแพลตฟอร์มจากสหรัฐอเมริกาที่รวมงาน HR, IT และ Payroll ไว้ในระบบเดียว จุดเด่นคือเมื่อรับพนักงานใหม่เข้าระบบ ทั้งข้อมูลเงินเดือน สิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์ของบริษัทจะถูกตั้งค่าไปพร้อมกัน เหมาะกับองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการวางระบบภายในตั้งแต่วันแรกของพนักงาน
ฟีเจอร์เด่นของ Rippling:
● เชื่อมข้อมูลพนักงานเข้ากับระบบ IT และแอปที่องค์กรใช้งาน
● ระบบ Workflow อัตโนมัติที่ปรับแต่งได้ละเอียด
● รองรับการจ้างงานและจ่ายเงินเดือนในหลายประเทศ
เหมาะสำหรับ: บริษัทเทคโนโลยีหรือองค์กรที่มีทีมงานกระจายหลายประเทศ และต้องการรวมงาน HR กับ IT ไว้ในที่เดียว
ราคา: คิดตามจำนวนพนักงานและโมดูลที่เลือก (ตรวจสอบกับผู้ให้บริการ)
เว็บไซต์: https://www.rippling.com
4. BambooHR
BambooHR เป็นซอฟต์แวร์ HR จากสหรัฐอเมริกาที่ได้รับความนิยมสูงในกลุ่มองค์กรขนาดกลาง จุดเด่นคือดีไซน์ที่ใช้งานง่ายและระบบ Employee Self-Service ที่ให้พนักงานอัปเดตข้อมูลของตัวเอง ยื่นลา และดูเอกสารได้เอง ช่วยลดงานตอบคำถามจุกจิกของทีม HR ได้มาก
ฟีเจอร์เด่นของ BambooHR:
● ฐานข้อมูลพนักงานที่จัดระเบียบดีและค้นหาง่าย
● ระบบขออนุมัติวันลาและติดตามสถานะแบบออนไลน์
● รายงานด้าน HR ที่ช่วยดูภาพรวมกำลังคนขององค์กร
เหมาะสำหรับ: องค์กรที่ทำงานเป็นภาษาอังกฤษเป็นหลัก หรือบริษัทลูกของกลุ่มบริษัทต่างชาติที่ต้องใช้ระบบ HR มาตรฐานเดียวกับบริษัทแม่
ราคา: คิดตามจำนวนพนักงาน (ตรวจสอบกับผู้ให้บริการ)
เว็บไซต์: https://www.bamboohr.com
5. Zoho Payroll
Zoho เป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ธุรกิจจากอินเดียที่มีเครื่องมือครบวงจร สำหรับ Zoho Payroll โดดเด่นเรื่องความคุ้มค่าและการเชื่อมต่อกับแอปอื่นในตระกูล Zoho ได้อย่างลื่นไหล หากองค์กรใช้ระบบ CRM หรืออีเมลของ Zoho อยู่แล้ว การใช้ Payroll ของค่ายนี้ก็จะช่วยให้ข้อมูลเชื่อมถึงกันได้ง่าย
ฟีเจอร์เด่นของ Zoho Payroll:
● ระบบคำนวณเงินเดือนที่ปรับแต่งสูตรได้ละเอียด
● ระบบ Workflow แจ้งเตือนการอนุมัติที่รวดเร็ว
● เชื่อมต่อกับแอปอื่นในตระกูล Zoho ได้ในคลิกเดียว
เหมาะสำหรับ: ธุรกิจที่ใช้งาน Ecosystem ของ Zoho อยู่แล้ว และต้องการให้ข้อมูลงานบุคคลอยู่ในระบบเดียวกับเครื่องมืออื่น
ราคา: คิดตามจำนวนพนักงาน และแตกต่างกันตามประเทศที่ให้บริการ (ตรวจสอบกับผู้ให้บริการ)
เว็บไซต์: https://www.zoho.com/payroll
ตารางเปรียบเทียบโปรแกรมเงินเดือนทั้ง 5 โปรแกรม
หมายเหตุ : ข้อมูลฟีเจอร์และราคาอาจมีการเปลี่ยนแปลง แนะนำตรวจสอบกับผู้ให้บริการโดยตรงก่อนตัดสินใจ
เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่ดี เพื่อช่วยจัดการเงินเดือนและวันลาให้เป็นเรื่องง่ายกว่าเดิม
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ยุคใหม่ต้องเป็นระบบอัตโนมัติที่ช่วยคืนเวลาให้เจ้าของธุรกิจ ไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับงานเอกสาร แต่ยังคงได้ข้อมูลที่ถูกต้อง แม่นยำ และนำไปใช้วางแผนบริหารต้นทุนได้จริง ด้วย FlowAccount Payroll โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้เจ้าของกิจการจัดการเงินเดือน วันลา ภาษี และสวัสดิการพนักงานได้อย่างเป็นระบบในแพลตฟอร์มเดียว เชื่อมต่องานบัญชีได้ไร้รอยต่อ คำนวณแม่นยำ และพร้อมรองรับการเติบโตของธุรกิจตั้งแต่วันนี้
● จัดการเงินเดือนและวันลาครบในที่เดียว: จัดเก็บฐานข้อมูลพนักงาน ประวัติการทำงาน เงินเดือน และข้อมูลการลา ไว้อย่างเป็นระบบและปลอดภัย
● ระบบลางานออนไลน์ที่พร้อมใช้ตั้งแต่วันแรก: มีประเภทวันลามาตรฐานตามกฎหมายแรงงานไทยมาให้แล้ว ไม่ต้องตั้งค่าใหม่ทั้งหมด และปรับสิทธิ์การลาตามนโยบายบริษัทได้อย่างยืดหยุ่น
● อนุมัติได้จากมือถือ ทุกที่ทุกเวลา: หัวหน้างานกดอนุมัติได้ทันทีระหว่างเดินทาง พนักงานก็เช็กวันลาคงเหลือได้เองแบบเรียลไทม์
● พร้อมยื่นภาษีและประกันสังคมทันที: สร้างรายงานและไฟล์สำหรับยื่น ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก, กท 20 ก และประกันสังคมออนไลน์ได้อัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกใหม่ให้เสียเวลา
● ออกใบ 50 ทวิ อัตโนมัติ: สร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้พนักงานได้ทันทีจากข้อมูลในระบบ พร้อมส่งทางอีเมล
● เชื่อมต่อบัญชีอัตโนมัติ: ข้อมูลเงินเดือนถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในระบบบัญชี FlowAccount ทันที ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนระหว่างฝ่ายบุคคลกับฝ่ายบัญชี
● ราคาที่ SME เริ่มต้นได้จริง: เริ่มใช้งานได้ตั้งแต่แพ็กเกจฟรี และอัปเกรดเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น
● รองรับการเติบโตของธุรกิจ: ระบบออกแบบมาให้รองรับการขยายทีม โดยไม่เพิ่มภาระงานให้ฝ่ายหลังบ้าน
เว็บไซต์: https://flowaccount.com/payroll
Facebook: https://www.facebook.com/flowaccount/
เบอร์โทรศัพท์: 02 026 8989