Excel เป็นเครื่องมือที่แทบทุกสายงานต้องใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นงานบัญชี งานขาย งานธุรการ ไปจนถึงงานวิเคราะห์ข้อมูล หลายคนอาจเคยผ่านการเรียน Excel เพื่อใช้งานมาแล้ว แต่ยังใช้ได้เพียงระดับพื้นฐาน หรือใช้แบบจำสูตรตามกันไปโดยไม่เข้าใจโครงสร้างจริง
บทความนี้จะพาไปรู้จักกับ 6 สูตร Excel ที่ควรรู้ พร้อมคำแนะนำให้คนที่กำลังตัดสินใจว่าควรลงคอร์สเรียน Excel
แบบมีคนสอน หรือเรียนรู้ด้วยตัวเอง แบบไหนจะตอบโจทย์มากกว่ากัน
เรียนสูตร Excel จำเป็นไหม?
หลายคนสงสัยว่าการใช้งานแค่กรอกข้อมูลหรือคำนวณง่ายๆ จำเป็นต้องเรียน Excel ด้วยไหม ซึ่งความจริงแล้ว การรู้เพียงสูตรพื้นฐานบางสูตร อาจเพียงพอสำหรับงานง่ายๆ แต่เมื่อปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น ความซับซ้อนของงานก็จะตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
การเรียนเอ็กเซลอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้เข้าใจแนวคิดของสูตร ไม่ต้องจำทุกสูตร แต่สามารถประยุกต์ใช้ได้หลากหลายสถานการณ์ ลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อน และลดความผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณด้วยมือ ซึ่งเป็นเหตุผลที่หลายคนเลือกลงคอร์สเรียน Excel เพื่อพัฒนาทักษะให้ตรงกับการใช้งานจริงมากที่สุด
6 สูตร Excel ที่ควรเรียนพื้นฐานมีอะไรบ้าง?
ก่อนจะไปถึงสูตรขั้นสูงหรือการทำ Dashboard การทำงานกับ Excel ให้คล่อง จำเป็นต้องเข้าใจกลุ่มสูตรพื้นฐานให้แน่นก่อน เพราะสูตรเหล่านี้เป็นรากฐานที่สามารถต่อยอดไปสู่การวิเคราะห์ข้อมูลระดับสูงได้
สูตร Excel พื้นฐานสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งาน ซึ่งแต่ละกลุ่มล้วนมีความสำคัญต่อการทำงานในชีวิตจริง
สูตรคำนวณและสถิติพื้นฐาน
สูตรในกลุ่มนี้มักจะเป็นสูตรที่มือใหม่เริ่มเรียน Excel ได้เรียนรู้เป็นอันดับต้นๆ เพราะใช้บ่อย เข้าใจง่าย และนำไปประยุกต์ใช้กับงานได้หลากหลาย
● SUM: ใช้สำหรับรวมค่าตัวเลขในช่วงข้อมูล เหมาะกับงานสรุปยอดขาย ค่าใช้จ่าย หรือผลรวมต่างๆ
● AVERAGE: ใช้หาค่าเฉลี่ยของข้อมูล ช่วยวิเคราะห์แนวโน้ม หรือประเมินผลข้อมูลในภาพรวม
สูตรเงื่อนไขและค้นหาข้อมูล
เมื่อข้อมูลเริ่มซับซ้อนขึ้น การคำนวณแบบตรงไปตรงมาอาจไม่เพียงพอ สูตรในกลุ่มนี้จะช่วยใช้ในการดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้อย่างแม่นยำ
● IF: ใช้กำหนดเงื่อนไข เช่น ผ่าน/ไม่ผ่าน หรือ ได้/ไม่ได้ ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เป็นสูตรพื้นฐานที่แทบทุกคอร์ส Excel ต้องสอน
● VLOOKUP / XLOOKUP: ใช้ค้นหาและดึงข้อมูลจากตารางอื่นมาประกอบการทำงาน ช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำและลดความผิดพลาด
สูตรจัดการข้อความและวันที่
นอกจากตัวเลขแล้ว งานจริงมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทข้อความและวันที่ สูตรกลุ่มนี้จึงช่วยจัดการข้อมูลให้เป็นระเบียบและพร้อมใช้งานมากขึ้น
● LEFT / RIGHT / MID: ใช้แยกข้อความออกเป็นส่วนๆ เช่น แยกรหัส แยกชื่อ หรือดึงข้อมูลบางตำแหน่งจากข้อความ
● TODAY / DATE: ใช้จัดการข้อมูลวันที่ ช่วยคำนวณระยะเวลา หรือแสดงวันที่ปัจจุบันแบบอัตโนมัติ
คีย์ลัด Excel ที่ควรรู้
นอกจากสูตร Excel คีย์ลัดยังเป็นอีกหนึ่งทักษะที่ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานได้อย่างชัดเจน โดยคีย์ลัดพื้นฐาน เช่น Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + Z, Ctrl + Shift + L หรือ Ctrl + Arrow จะช่วยให้การจัดการข้อมูลรวดเร็วขึ้น การเรียนสูตร Excel ควบคู่กับการใช้คีย์ลัด จะช่วยให้การทำงานลื่นไหลและลดความเหนื่อยล้าจากการทำงานซ้ำๆ ได้
เรียน Excel ด้วยตัวเองกับมีผู้สอนต่างกันไหม?
ปัจจุบันมีแหล่งเรียน Excel ให้เลือกหลากหลาย ทั้งบทความ วิดีโอ และคอร์สออนไลน์ ทำให้หลายคนลังเลว่าจะเรียนด้วยตัวเองดี หรือควรเลือกเรียนกับผู้สอนโดยตรง
การเลือกวิธีเรียนขึ้นอยู่กับเป้าหมาย ระยะเวลา และระดับความเข้าใจของแต่ละคน ซึ่งทั้งสองรูปแบบมีข้อดีที่แตกต่างกัน
ข้อดีของการเรียนด้วยตัวเอง
การเรียน Excel ด้วยตัวเองเหมาะกับผู้ที่มีวินัยในการเรียน และมีเวลาในการลองผิดลองถูก สามารถเลือกเรียนเฉพาะเรื่องที่สนใจ และจัดการช่วงเวลาในการเรียนได้ด้วยตนเอง
นอกจากนี้ การเรียนเอ็กเซลด้วยตัวเองยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย และสามารถกลับมาทบทวนเนื้อหาได้ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม อาจใช้เวลานานกว่าจะเข้าใจภาพรวมทั้งหมด และมีโอกาสพลาดจุดสำคัญบางอย่างได้
ข้อดีของการเรียนแบบมีผู้สอน
การเรียน Excel แบบมีผู้สอน ไม่ว่าจะเป็นคลาสสดหรือคอร์สเรียน Excel ออนไลน์ ช่วยให้เข้าใจเนื้อหาได้เร็วและเป็นระบบมากขึ้น ผู้เรียนสามารถสอบถามข้อสงสัยและเห็นตัวอย่างการใช้งานจริงได้ทันที
ผู้สอนที่มีประสบการณ์จะช่วยแนะนำแนวคิด วิธีคิด และการประยุกต์สูตรให้เหมาะกับงานจริง ซึ่งช่วยลดความสับสนและทำให้การเรียน Excel มีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งบางแห่งยังสามารถสอบถามหลังจบคลาสได้ตลอดเวลา ช่วยลดความ
กังวลและคลายความสงสัยให้กับผู้เรียนได้
ลงคอร์สเรียน Excel วิธีที่ช่วยให้รู้ลึก แบบไม่ต้องกลัวลืมสูตร
การลงคอร์ส Excel เป็นทางเลือกที่เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะอย่างจริงจัง ไม่ใช่แค่เพื่อให้จำสูตรได้ แต่เพื่อเข้าใจหลักการและสามารถนำไปปรับใช้งานได้ในระยะยาว ซึ่งถ้าใครที่กำลังมองหาคอร์สเรียน Excel สำหรับมือใหม่แต่ได้ความรู้กลับไปแบบมืออาชีพ ก็สามารถค้นหาคอร์สดีๆ จากผู้สอนมืออาชีพได้เลยที่ Fastwork จะได้ไม่พลาดความรู้ดีๆ ที่ช่วยพัฒนาทักษะและต่อยอดสู่การทำงานได้แบบมืออาชีพ