ศ.ดร.ไชยา ยิ้มวิไล

หนึ่งสัปดาห์ผ่านไปสำหรับผู้ที่เข้ามาดำรงตำแหน่งใหม่ในหน่วยงานทั้ง “ภาคราชการ” และ “ภาคเอกชน” ที่รับตำแหน่งตั้งแต่ระดับสูง ถ้าภาคราชการก็เริ่มจากตำแหน่งปลัด กระทรวง อธิบดี ผู้อำนวยการ หรือภาคเอกชนก็ตำแหน่งตั้งแต่หัวหน้าหน่วยงานที่อาจจะอายุมากเกินไปที่จะบริหารได้อีกต่อไป แต่ถ้าภาคราชการก็จะเกษียณอายุที่ 60 ปี แต่ถ้าเป็นผู้พิพากษาหรืออัยการจะเกษียณที่ 65 ปี

อย่างไรก็ตาม ภายใต้สังคมบริบทยุคใหม่ บรรดาข้าราชการที่ก้าวเข้าสู่ตำแหน่งใหม่นั้นต้อง “ก้าวทันสู่การบริหารยุคใหม่” ที่ต้อง “ทันสมัย-ก้าวทันโลก” ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เนื่องด้วยสังคมยุคใหม่นั้นเป็น “ยุคโลกาภิวัฒน์” ที่บรรดาผู้บริหารยุคใหม่ต้องติดตาม “ข้อมูลข่าวสาร” ทั้งด้าน “สังคม การเมือง เศรษฐกิจ” เท่านั้นยังไม่พอ ยังต้องติดตาม “สภาพแวดล้อม" ความสัมพันธ์ระหว่างประเทศความสำคัญของความรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของโลกที่ “ผู้นำองค์กร” ที่จำต้องสามารถสร้างเป็น “สมรรถนะ” พร้อมสร้าง “ศักยภาพ” ในการนำองค์กรได้ให้ เพื่อถ่ายทอดสู่ “ผู้ใต้บังคับบัญชา” มิเช่นนั้น “ประสิทธิภาพ” และ “ประสิทธิผล” ขององค์กรในการขับเคลื่อนองค์กรจะไม่เกิด ประเด็นสำคัญของสังคมยุคใหม่คือ “การก้าวข้ามอดีต” ที่ล้าสมัยและต้องเดินหน้า “สู่อนาคต” หรือมองไปข้างหน้าและพัฒนาชาติบ้านเมืองได้แล้ว มิใช่ยังคงวนเวียนอยู่กับที่หรือ “ย่ำอยู่กับที่!”

          ปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆไม่ว่าองค์กรภาคราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนต่างก็ตระหนักถึงการปรับเปลี่ยนกระบวนการหรือวิธีการทำงานเสียใหม่ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) สูงสุด นั่นแสดงว่าองค์กรทั้งหลายต่างก็มีความเห็นตรงกันว่า องค์กรจะมีความเจริญก้าวหน้าหรือพัฒนาไปสู่ “ความเป็นเลิศ” ได้นั้น สิ่งสำคัญประการหนึ่งอยู่ที่ ผู้ปฏิบัติงานมีคุณภาพ และสามารถทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด คำว่า “ประสิทธิภาพ” หมายถึงวิธีการทำงานโดยสิ้นเปลืองเวลา และสูญเสียพลังงานในการทำงานน้อยที่สุดแต่เกิดประโยชน์ และความพึงพอใจสูงสุด ดังนั้นคำกล่าวที่ว่า “การทำงานที่มีประสิทธิภาพ และจะสำเร็จได้นั้นต้องอ่อนน้อมเหมือนคนไทย ตรงเวลาเหมือนฝรั่ง ขยันเหมือนคนจีน ทำงานเป็นทีมเหมือนคนญี่ปุ่น” จะเท็จจริงอย่างไรนั้น ต้องลงมือปฏิบัติ เพราะในหนึ่งองค์กรย่อมมีพนักงานที่มีประสิทธิภาพในการทำงานที่ต่างกัน ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง ถ้าต้องการเป็นพนักงานที่มีความสุขในการทำงาน และก้าวเข้าสู่การทำงานที่ทรงประสิทธิภาพควรใช้เทคนิคเหล่านี้

1. “รู้จักตั้งเป้าหมายในการทำงาน”
ก่อนการเริ่มทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งนั้น ต้องตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนไว้ก่อน และเป้าหมายนั้นต้องสามารถปฏิบัติได้ อยู่ในรูปเชิงปฏิบัติ  โดยตั้งเป้าหมายระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว อันเป็นการวางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การปฏิบัติงานมีทิศทางที่ถูกต้อง ตรงเป้าหมาย และจุดมุ่งหมายขององค์กร และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด

2. “รู้จักบริหารเวลา”
พนักงานทุกคนอาจจะมีความสามารถ ทักษะในการทำงานที่ต่างกัน แต่พนักงานทุกคนมีเวลาทำงานที่เท่ากัน เวลาเป็นเงินเป็นทอง การทำงานจะคุ้มค่ากับเวลามากน้อยแค่ไหนขึ้นอยู่กับความสามารถในการบริหารเวลาให้ถูกต้องกับงาน พนักงานหลายคนใช้เวลากับงานบางอย่างมากเกินไป จนลืมงานอีกอย่างที่รออยู่ จนกลายเป็นดินพอกหางหมู ทำงานไม่ทัน การบริหารเวลาที่ถูกต้องเหมาะสมช่วยลดความไม่เป็นระเบียบในการทำงานได้มาก งานทุกอย่างควรกำหนดเวลาที่สำเร็จ  ที่ชัดเจน เป็นการคอยเตือนให้ทราบว่าเวลานี้งานที่ได้รับมอบหมายควรถึงตรงไหน การคิดวางแผนและบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ย่อมทำให้ผลงานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพตามเป้าหมายขององค์กรแน่นอน

3. “เพิ่มความมั่นใจในการทำงานให้ตนเอง” พนักงานหลายคนขาดความเชื่อมั่นในตนเอง ชอบคิดว่าตัวเองไม่เก่ง สู้คนอื่นไม่ได้ ไม่กล้าแสดงออกในทางที่ถูกต้อง ดูถูกความสามารถของตนเอง ทำอะไรก็กลัวได้รับการตำหนิ จนเกิดความถดถอย ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ทุกคนมีความรู้ ความสามารถที่แตกต่างกัน ต้องฝึกมองหาข้อดี และความสำเร็จของตนเองที่ผ่านมา ค้นหาความภูมิใจของตัวเอง หมั่นพยายามเสริมสร้างความรู้ภูมิปัญญา เช่น การฟังมากอ่านมาก ศึกษามาก ฝึกทำมาก อย่าตำหนิตัวเองในทางลบ พยายามคิดในแง่บวก กล้าคิดกล้าทำ รวมทั้งปรับเปลี่ยนรูปลักษณ์ภายนอกของตัวเองบ้าง เช่น การแต่งตัว ทรงผม นอกจากนี้สร้างความกล้า และเชื่อมั่นในตนเอง โดยลงแข่งขัน กิจกรรมต่างๆ เมื่อเกิดความมั่นใจในตัวเอง ความภูมิใจในตัวเองย่อมนำพาให้ตัวเองประสบความสำเร็จในการทำงาน

4. “เข้าใจงานว่าเป็นงานทีม หรืองานส่วนบุคคล” พนักงานหลายคน มักได้รับคำแนะนำเสมอว่าการทำงานต้องอาศัยทีมจึงจะสำเร็จได้ แต่จริงๆ แล้วต้องวิเคราะห์ตัวงานออกมาให้ชัดเจนว่า งานนั้นเป็นงานที่ต้องทำเป็นทีม หรืองานเดี่ยว การทำงานเป็นทีมให้เข้มแข็ง ทีมงานเป็นกุญแจสำคัญแห่งความสำเร็จ และความล้มเหลวในการทำงานได้ ก่อนที่จะลงมาสู่ทีมงาน ต้องมีการแบ่งงานส่วนตัวให้ทำให้ดีที่สุดล่วงหน้าเวลารวมกันเป็นทีม งานจะได้ประสาน และสอดคล้องกัน อย่างเหมาะสมลงตัว ต้องมีทีมลีดเดอร์ไหม ต้องวิเคราะห์ให้ชัดเจน งานทีมต้องมีการแจ้งผลประโยชน์ร่วมกันให้ชัดเจนมีการสื่อสารระบบเปิด และการสร้างบรรยากาศที่ดีระหว่างกัน

5. “ต้องมีคุณธรรมในการทำงาน” พนักงานในองค์กรทุกคนจะต้องปฏิบัติหรือประพฤติกฎระเบียบ หรือจรรยาบรรณขององค์กร  ไม่ก่อความเสียหายต่อองค์กรด้วยพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้อง หรือสร้างความลำเอียงในการปฏิบัติหน้าที่ตลอดจนมีความรับผิดชอบ ซื่อสัตย์สุจริต ยุติธรรม และโปร่งใสตรวจสอบได้ 

6. “ลงมือปฏิบัติมากกว่าพูด Action Speaks Louder than Words” การลงมือกระทำนั้นแสดงให้เห็นชัดเจนกว่าการพูดเป็นร้อยเป็นพันคำ พนักงานที่มีประสิทธิภาพมักจะลงมือทำมากกว่าการพูด ถึงแม้จะพูด ก็จะพูดในเชิงสร้างสรร พูดแล้วได้บวก มีมูลค่าเพิ่ม เพราะพนักงานที่ลงมือปฏิบัติงาน ตั้งใจทำงานหัวหน้างานย่อมมองเห็นชัดเจนกว่า เนื่องจากจะมีผลงานปรากฏเด่นชัด

7. “รู้จักกระตุ้นเตือนตัวเอง” หมั่นคอยเตือนตัวเองว่าทุกคนต้องทำงาน ขยันอดทน เพื่อความสำเร็จของตนเองและครอบครัว สร้างแรงจูงใจให้มีความรู้สึกอยากทำงานตลอดเวลา และผลงานต้องออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ศรัทธาในตัวงานและองค์กรที่ทำงานอยู่ มองหาและสร้างโอกาสให้ตนเองก้าวไป และเติบโตไปพร้อมกับองค์กร เพราะที่ทำงานเป็นเหมือนบ้านหลังที่สองของพนักงาน และใช้เวลาอยู่ที่นั่นมากกว่าที่บ้าน

8. “ปรับทัศนคติ และค่านิยม” การมีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร และเพื่อนร่วมงานย่อมทำให้พนักงานมีความสุขในการทำงาน รักงานที่ทำ และการทำงานก็จะออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่สร้างค่านิยมที่ผิด ในการก้าวหน้าทางการงานโดยทางลัด เช่นการประจบ สอพลอ คดโกง ทุจริต สิ่งเหล่านี้ผลออกมาก็คือเป็นลบแน่นอน 

9. “สร้างมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี” ศิลปะที่ยิ่งใหญ่ และลืมไม่ได้คือการมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีของพนักงานทุกคน ทุกระดับชั้น จะทำให้งานราบรื่น ปราศจากอุปสรรค์ การสร้างมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีต้องเริ่มจากตัวเรา สิ่งแรกคือรอยยิ้มทีจริงใจ เป็นคำกล่าวที่ถูกต้องเสมอว่า เราอยากได้อะไรจากใคร เราต้องเป็นผู้หยิบยื่นให้เขาก่อน เช่น การช่วยเหลือกันในการทำงาน ทักทายกัน การให้อภัยกัน

10. “จัดการกับสามอย่าง การจัดการกับตัวเอง กับเพื่อนร่วมงาน และกับงานที่รับผิดชอบ”
เป็นสิ่งที่ผู้ทรงประสิทธิภาพควรกระทำ เมื่อทราบปัญหาหรือข้อด้อยของตนเองต้องรีบแก้ไขพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้น รู้จักประเมินตนเอง ศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลให้รอบรู้ คือ การจัดการกับตนเอง ส่วนการจัดการกับคนในองค์กร ต้องเข้าใจธรรมชาติของเพื่อนร่วมงาน นิสัยใจคอ และความต้องการของเขา เพื่อที่จะได้สร้างแรงจูงใจ สร้างมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีให้เกิดขึ้นได้ งานก็จะราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ส่วนการจัดการกับงาน นั้นต้องเข้าใจในตัวงาน วางแผนการทำงาน วิเคราะห์ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น หาแนวทางป้องกันและแก้ไข เตรียมหรือหาตัวช่วยแผนสำรองไว้

...ทั้งนี้ ก็ขอให้ผู้บริหารทุกท่านเริ่มยึดมั่น “หลักธรรมาภิบาล”